仕事をしていると、「なんでこの用件を電話で伝えてくるんだろう？」と思うこと、ありませんか？
特に、忙しい時に電話がかかってくると、ちょっとイラッとしてしまうことも。
そんな時に役立つ、電話よりメールで連絡してほしい時に使えるおすすめの技を紹介します！
ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
- ビジネスパーソン: 特に、オフィスワークに従事している人、チームで仕事をする人
- コミュニケーションスキル向上に関心のある人: 効果的なコミュニケーション方法を探している人
- 電話でのコミュニケーションにストレスを感じている人: メールでのコミュニケーションに切り替えたいと考えている人
- 新社会人: ビジネスシーンでの適切なコミュニケーション方法を知りたい人
『電話ではなくメールでお願いします』をビジネスの時に伝えたい時に使える技７選
実際にメールにしてくださいを伝えるのも勇気がいりますよね。
相手の機嫌を悪くするんじゃないか…
怒られたらどうしよう
などと考えたくと思います。
なので、『電話ではなくメールでお願いします』をビジネスの時に伝えたい時に使える技を７つ紹介します。
事前の合意を得る
まずは、電話の代わりにメールで連絡を取ることについて、相手に相談してみてください。
「今後、メールでのやり取りをメインにしたいと思っていますが、どうでしょうか？」
と提案することで、相手も納得してくれるかもしれません。
メールの利点を強調する
メールの方が情報を整理しやすく、記録として残るため、誤解を避けられるといった点を伝えると、
相手も理解しやすいでしょう。
「まとめて返信」スタイル
電話の際に
「この件についてはメールでお送りした方がいいと思います」と言って、
話が終わった後にその内容をメールで送るというスタイルを取ることで、
徐々に相手にメールを優先してもらいやすくなります。
忙しさをアピールする
自分が忙しい状況を説明し、
「メールでのやり取りの方が有効に時間を使えるので、お願いします」と伝えると、
相手も配慮してくれるかもしれません。
定期的なメール報告
定期的に進捗報告をメールで行い、その流れを作っていくことで、
相手も自然とメールを使うようになる可能性があります。
フォーマットを活用する
メールのフォーマットをあらかじめ作成し、
「このフォーマットに沿ってメールをいただければ、迅速にお返事できます」と提案すると、
相手も対応しやすくなるでしょう。
感謝の気持ちを伝える
メールでのやり取りに移行する際に、
「メールでご連絡いただけるととても助かります。ありがとうございます」と
感謝の気持ちを伝えることで、相手も好意的に捉えてくれるでしょう。
電話ではなくメールでお願いしますの例文
例文①
大変申し訳ありませんが、昼間に電話がつながらない状態です。
メールでご要件を送っていただけないでしょうか？追ってこちらから○日（△時）以降に連絡します。
例文②
誠に勝手ながら、日中は電話に出られないことがあり、ご迷惑をおかけいたします。
メールにてご用件の概要をお送りいただけないでしょうか？
まとめ
電話よりもメールでのやり取りが望ましい場合、相手にそのことをうまく伝えることが大切です。
提案や感謝の気持ちを交えながら、スムーズにコミュニケーションを進めていきましょう。
これで、電話の煩わしさから少し解放されるかもしれませんね！
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