「電話じゃなくてメールしろ！」
そう思ったことはありませんか？
ちょっと口が悪かったかもしれませんがご了承ください（笑）
仕事をしていると、メールで十分な内容をわざわざ電話で伝えてくる人に遭遇することがありますよね。
特に、ある程度の年齢層の方が多いように感じます。
一体なぜ、彼らはわざわざ電話をかけてくるのでしょうか？
メールですればええやん。と思うことが多々あったよ
今回は、電話ではなくメールで済ませたいと思う理由や、
電話をかけてくる人の特徴について考えてみましょう。
ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
- ビジネスパーソン: 特に、オフィスワークに従事している人、チームで仕事をする人
- コミュニケーションスキル向上に関心のある人: 効果的なコミュニケーション方法を探している人
- 電話でのコミュニケーションにストレスを感じている人: メールでのコミュニケーションに切り替えたいと考えている人
- 新社会人: ビジネスシーンでの適切なコミュニケーション方法を知りたい人
仕事ですぐに電話してくる人の特徴
自己中心的
メールを作成する手間を惜しむ心理が働いているようです。
（メール作成が苦手な場合もありますが…）
相手の都合を考慮せず、自分の都合を最優先で電話をかけてくるケースが多いようです。
相手の気持ちを考えない発言をしたり、プライベートなことに無遠慮に踏み込んできたりすることもあります。
だいたい同じような人なんだよね〜
疑問点をすぐに解消したい
緊急性の高い状況や、自身の担当業務で問題が発生した場合に、
その問題を迅速に解決するために電話をかけてくる人が多いです。
業務を迅速に進めるための手段の一つとして、電話を選択することがあります。
もちろん、後ほどメールでやり取りの記録を残すことが望ましいでしょう。
電話よりメールにしてほしい理由
仕事柄、やりとりをメールで行いたいという方も多くいると思います。
しかし取引先だけでなく社内の人でも
なんでも電話で連絡してくる方っていますよね。
この情報は電話じゃなくてメールのほうが助かると思う時があると思います。
では具体的にはどんな時に
電話よりメールにしてほしいと思うのでしょうか？
後で見返せて履歴を残せる
メールは、過去のやり取りをいつでも確認できるという大きなメリットがありますよね。
特に、重要な決定事項や詳細な情報など、正確な記録を残したい場合には、メールが適しています。
電話での会話は、聞き間違いや伝え漏れが発生する可能性があり、
後から内容を正確に把握することが難しい場合があります。
メールであれば、文章として残るため、お互いの誤解を防ぎ、スムーズな業務を進めることができます。
自分が忙しいから
電話は、リアルタイムで対応を求められるため、
集中して他の作業に取り組んでいる際に中断されてしまうと、
「今作業に集中してたのに…」
なんて気持ちになります。
メールであれば、自分のペースで返信することができるため、業務の効率化がアップしますね。
また、電話に出られない場合でも、後で落ち着いて内容を確認し、返信することができます。
まとめ：電話じゃなくてメールしろ
電話とメール、どちらが適切なコミュニケーションかは、状況によって異なります。
メールには、情報共有や伝えられた内容を記録として残せておけますし、ストレス軽減にも繋がります。
特に、重要な情報交換や、自分が忙しい場合には、
積極的にメールを活用することで、よりスムーズに業務を進めることができるでしょう。
今回の記事が参考になれば嬉しいです。
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